Một số giải pháp nâng cao hiệu quả áp dụng HTQLCL ISO 9001 tại sở Nội vụ
Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý chất lượng của Sở đã mang lại hiệu quả thiết thực, từng bước cải tiến phương pháp làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho từng cán bộ, công chức, phòng, đơn vị giải quyết công việc thông suốt, kịp thời, hiệu quả; đơn giản hoá quy trình và rút ngắn thời gian giải quyết công việc của doanh nghiệp, địa phương, cơ sở; giảm các tác động tiêu cực trong thực thi nhiệm vụ của cán bộ, công chức khi giải quyết các thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân. Các phòng, đơn vị đã có ý thức hơn trong việc tổ chức thu thập, sắp xếp, lưu trữ các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền làm căn cứ xử lý công việc và tham chiếu khi cần; hồ sơ tài liệu được sắp xếp ngăn nắp và có hệ thống theo từng lĩnh vực công việc; từng bước tạo được lòng tin và sự hài lòng của người dân khi đến cơ quan hành chính nhà nước.
Hoạt động quản lý chất lượng của Sở cơ bản dựa trên cơ sở hoạt động thực tiễn và hoạt động quản lý của cơ quan. Do đó các hoạt động thuộc phạm vi hệ thống văn bản quản lý chất lượng được duy trì thực hiện trên thực tế và được xây dựng cơ bản phù hợp với tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và các văn bản quy phạm pháp luật.
Đa số các cán bộ, công chức trong Sở đã hiểu rõ tác dụng của việc áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008, giải quyết công việc chuyên môn theo đúng quy trình, thủ tục, đảm bảo chính xác và đúng thời gian quy định.
Kết quả thu được trong quá trình xây dựng và thực hiện HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO tại Sở Nội vụ là sự nhất quán, thể hiện quyết tâm, cam kết của lãnh đạo Sở và sự đồng tình, tham gia tích cực của cán bộ, công chức, viên chức trong toàn cơ quan đã vượt qua khó khăn, thách thức trước công việc mới mẻ, phức tạp, đòi hỏi nhiều công sức, thời gian để hoàn thành nhiệm vụ được giao trong kế hoạch, chương trình hành động thực hiện cải cách hành chính của UBND tỉnh. Đó là kết quả thiết thực, góp phần thực hiện thành công chương trình cải cách hành chính ở địa phương.
Trong quá trình xây dựng HTQL chất lượng, các phòng đã có cơ hội rà soát lại chức năng, nhiệm vụ, xác định từng chức danh, nghiệp vụ yêu cầu đối với từng thành viên của phòng mình trong vị trí công tác, sự phân công, phối hợp thực hiện từng loại công việc. Xác định sự liên quan, những việc đòi hỏi sự phối hợp của các đơn vị liên quan trong và ngoài cơ quan.
Thông qua hoạt động này đã giúp cán bộ, công chức, viên chức làm việc khoa học hơn, giải quyết công việc khẩn trương hơn, nâng cao ý thức trách nhiệm và chủ động công việc đồng thời phối hợp chặt chẽ với các thành viên khác trong và ngoài phòng. Đó cũng là cơ hội đi sâu, nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng trong công tác cho cán bộ, công chức. Mặt khác cũng đề ra được yêu cầu đào tạo lâu dài, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng làm việc cho cán bộ, công chức, viên chức bảo đảm ở các vị trí công tác một cách hiệu quả nhất.
Tuy nhiên, trong quá trình tổ chức thực hiện vẫn gặp một số khó khăn, vướng mắc: Việc áp dụng HTQLCL ISO 9001vào hoạt động của cơ quan hành chính khi mới thí điểm thực hiện là hoạt động hoàn toàn mới mẻ; nhận thức của cán bộ, công chức về Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vẫn còn hạn chế, thậm chí còn nhiều mơ hồ, hoài nghi về kết quả ứng dụng; hầu hết các cơ quan đơn vị chưa có được đội ngũ công chức am hiểu sâu về hoạt động này, nên trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện còn gặp nhiều lúng túng, khó khăn trở ngại.
Qua nhiều năm áp dụng thực hiện hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO, đến nay, vấn còn tình trạng một số công chức không ủng hộ, thậm chí có biểu hiện kêu ca, phàn nàn vì hiện nay gần như 100% bộ TTHC của các cơ quan, đơn vị đã đưa ra thực hiện tiếp nhận và trả kết quả tại Trung tâm Hành chính công tỉnh, nên có ý kiến cho rằng việc áp dụng hệ thống QLCL ISO là thừa thãi, không hiệu quả, không đơn giản hóa được các khâu, các bước trong quá trình giải quyết công việc; thậm chí tốn thêm thời gian của cán bộ, công chức vì phải xây dựng nhiều văn bản, tập hợp, sắp xếp các loại tài liệu theo quy định
Để việc áp dụng thực hiện hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO vào giải quyết công việc tại các cơ quan hành chính thực sự đạt hiệu quả, đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, khi số cơ quan hành chính áp dụng hệ thống QLCL ISO ngày càng tăng lên, cần thực hiện môt số giải pháp sau:
Một là, tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến để nâng cao hơn nữa trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức trong việc tuân thủ các quy trình ISO.
Hai là, thường xuyên cử cán bộ, công chức phụ trách ISO của các cơ quan, đơn vị tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm cập nhật, nâng cao kiến thức, kỹ năng xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2008, ISO 9001:2015.
Ba là, mỗi cơ quan phải tiếp tục duy trì và nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác kiểm tra, giám sát, đánh giá nội bộ; kiểm soát tốt hơn nữa việc thực hiện các quy trình ISO của đơn vị mình; đề xuất kịp thời, chính xác việc khen thưởng, phê bình đối với các tập thể, cá nhân trong việc áp dụng ISO vào giải quyết công việc.
