Xây dựng khung năng lực cho vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính

1. Khái quát về vị trí việc làm và khung năng lực cho các (nhóm) vị trí việc làm

1.1. Vị trí việc làm

Mỗi vị trí việc làm bao gồm bốn bộ phận chính: tên gọi vị trí việc làm; nhiệm vụ và quyền hạn mà người đảm nhiệm vị trí việc làm phải thực hiện; yêu cầu về trình độ, kỹ năng chuyên môn mà người đảm nhiệm vị trí việc làm phải đáp ứng; tiền lương và các điều kiện làm việc.

Về lý thuyết, một công việc (việc làm) bao gồm một nhóm các nhiệm vụ phải thực hiện để tổ chức đạt được mục tiêu của mình. Một vị trí là tập hợp các nhiệm vụ và trách nhiệm do một người thực hiện; mỗi cá nhân trong tổ chức có một vị trí. Bản mô tả công việc là văn bản cung cấp thông tin về các nhiệm vụ, phận sự, trách nhiệm căn bản của công việc. Do đó, bản mô tả công việc phải chính xác và thích hợp, trình bày cô đọng những gì người nhân viên được trông đợi để thực hiện công việc, thực hiện như thế nào và các điều kiện thực hiện chức trách nhiệm vụ. Các đầu mục thường có trong bản mô tả công việc gồm: nhiệm vụ chủ yếu phải thực hiện; tỷ lệ thời gian dành cho từng nhiệm vụ; các chuẩn thực thi cần đạt; điều kiện làm việc và mối nguy cơ có thể gặp; số lượng nhân viên thực hiện công việc, chế độ báo cáo; các điều kiện đảm bảo hoàn thành công việc. Trình độ chuyên môn ở mức tối thiểu chấp nhận được mà một người cần có để thực hiện một công việc cụ thể nằm trong bản tiêu chuẩn công việc.

Việc xác định vị trí việc làm cần tuân thủ các quy định của pháp luật về quản lý công chức; vị trí việc làm được xác định và điều chỉnh phù hợp với chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị; vị trí việc làm phải gắn với chức danh nghề nghiệp, chức vụ quản lý tương ứng; bảo đảm tính khoa học, khách quan, công khai, minh bạch và phù hợp với thực tiễn. Qua phân tích công việc, có thể xác định được các nhiệm vụ cần thiết để thực hiện công việc. Phân tích công việc là kỹ thuật nhân sự căn bản và thông dụng, giúp đưa ra một bản tóm lược các chức trách, nhiệm vụ của một công việc, mối quan hệ giữa công việc đó với các công việc khác, yêu cầu về kiến thức và kỹ năng, các điều kiện làm việc đối với việc thực thi công việc đó. Do có những thay đổi về nội dung công việc nên cần thường xuyên tiến hành phân tích công việc. Thông tin từ phân tích công việc được sử dụng để xây dựng bản mô tả công việc.

1.2. Khung năng lực

Khung năng lực là một công cụ mô tả các năng lực cần thiết phù hợp với một dạng hoạt động cụ thể, nghề nghiệp, tổ chức hoặc ngành nghề cụ thể. Khung năng lực mô tả sự kết hợp cụ thể về kiến thức, kỹ năng và những đặc tính cá nhân khác cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ đạt hiệu quả cao. Cấu trúc của khung này phải hỗ trợ việc sử dụng các năng lực qua những chức năng nguồn nhân lực được lựa chọn. Khung năng lực bao gồm các chỉ số hay tiêu chuẩn kết quả công việc có thể đo lường và quan sát được.

Xây dựng khung năng lực tạo chỉ dẫn thực hiện một loạt hoạt động quản lý nguồn nhân lực khác nhau và đảm bảo tính nhất quán trong việc thực hiện. Trong hệ thống công vụ, khung năng lực có mục tiêu hỗ trợ thể chế hóa cách thức quản lý theo năng lực và quản lý theo kết quả. Khung này mô tả các năng lực mà một công chức phải có để đủ khả năng thực thi ở những cấp độ nhất định. Trong khi đưa ra hướng dẫn về xây dựng các năng lực chuyên môn nghiệp vụ, khung này đồng thời nhận diện các năng lực chung và năng lực cốt lõi mà công chức nào cũng cần có để hoạt động hiệu quả, năng suất và tiến bộ trong sự nghiệp của mình. Khung năng lực liên quan đến các năng lực của cá nhân hoặc tổng các năng lực cá nhân phù hợp với tất cả các vai trò và trách nhiệm xuyên suốt trong toàn hệ thống công vụ. Bên cạnh đó, khung năng lực cũng xác định các phẩm chất và hành vi thích ứng cần thiết để ứng phó với môi trường công tác và công nghệ đang ngày càng thay đổi. Do vậy, người công chức cần phải thích ứng, đổi mới, sáng tạo, tự định hướng và tự tạo động lực, chứng minh qua năng lực của mình trong thực thi công vụ.

Khung năng lực thường được chia làm ba bậc: những năng lực nền tảng; năng lực chuyên môn; năng lực phù hợp với vai trò (theo cá nhân, chuyên môn, vị trí trong tổ chức). Khung năng lực gồm có các thành phần cơ bản sau:

- Tên năng lực hoạt động chính: được sử dụng để xác định chức năng của công việc;

- Định nghĩa năng lực: trong đó mô tả chung về hành vi, chức năng và những hoạt động cần phải làm để đạt được kết quả như mong muốn;

- Các cấp độ năng lực: để xác định hành vi của công chức cần có để thực hiện công việc có hiệu quả và làm chủ khả năng đó, các cấp độ được sắp xếp theo chiều tăng dần của kiến thức, kỹ năng và thái độ, khi đã đạt năng lực ở cấp độ cao tất yếu đã có năng lực ở cấp thấp hơn;

- Chỉ số năng lực: mô tả mức độ mà một công chức làm chủ được các tiêu chí của các cấp độ năng lực; chỉ số này được thể hiện bằng những con số cụ thể.

2. Thực trạng xác định vị trí việc làm và xây dựng khung năng lực hiện nay

Ngày 22/4/2013, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 36/2013/NĐ-CP “Về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức”, trong đó có quy định về xây dựng khung năng lực cho từng vị trí việc làm. Ngày 25/6/2013, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 05/2013/TT-BNV hướng dẫn thực hiện Nghị định số 36/2013/NĐ-CP của Chính phủ. Trong Thông tư này có phụ lục 6 hướng dẫn về khung năng lực, phụ lục 5 hướng dẫn lập bản mô tả công việc. Đây là một bước đi nhằm cụ thể hóa đề án “Đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức” theo Quyết định số 1557/QĐ-TTg ngày 18/10/2012; trong đó có nội dung đẩy mạnh phân cấp quản lý và hoàn thiện việc tổ chức công vụ gọn, nhẹ; giảm quy mô công vụ, tránh chồng chéo, tiếp tục tinh giản biên chế, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức.

Trong năm 2015 và 2016, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã được phê duyệt danh mục vị trí việc làm. Trên cơ sở đó, các bộ, ngành, địa phương xác định các vị trí việc làm cần có; xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn năng lực cho mỗi vị trí việc làm; từ đó hình thành bộ từ điển năng lực cho cơ quan, tổ chức, đơn vị mình. Có bao nhiêu vị trí việc làm thì sẽ có bấy nhiêu bản mô tả công việc và khung năng lực; xác định được số biên chế, số lượng và cơ cấu ngạch công chức của tổ chức.

Thông thường, Đề án xác định vị trí việc làm gồm các nhóm vị trí chủ yếu như sau: 1) Lãnh đạo, quản lý; 2) Thừa hành, thực thi chuyên môn, nghiệp vụ; 3) Hỗ trợ, phục vụ (1). Mỗi vị trí việc làm đòi hỏi yêu cầu về năng lực, trình độ tương ứng với ngạch cụ thể. Có vị trí việc làm giữ cương vị quản lý, song có vị trí việc làm mang tính chuyên môn về tham mưu hoạch định chính sách hay thực thi, thừa hành (trong đơn vị sự nghiệp công lập gọi là hoạt động nghề nghiệp). Vì vậy, khi xác định vị trí việc làm trước hết phải xác định được các vị trí lãnh đạo, quản lý theo nguyên tắc là các vị trí lãnh đạo, quản lý gồm có một vị trí cấp trưởng, một số vị trí cấp phó(2); tiếp đó, xác định các vị trí chuyên môn nghiệp vụ. Trên cơ sở tiến hành nghiên cứu báo cáo và phân tích chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc, trực thuộc, các cơ quan, tổ chức thẩm định, xử lý các số liệu nghiên cứu thực trạng đội ngũ công chức, viên chức hiện có và đề xuất xác định số lượng vị trí việc làm, cơ cấu công chức theo ngạch, viên chức theo chức danh nghề nghiệp và biên chế cần có tương ứng với số lượng vị trí việc làm của từng đơn vị.

Tại Bộ Nội vụ, kết quả xác định vị trí việc làm của Bộ Nội vụ được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ được Chính phủ giao trên từng lĩnh vực và khung vị trí việc làm của từng đơn vị. Đề án vị trí việc làm được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ cụ thể trên các lĩnh vực quản lý nhà nước quan trọng của Bộ. Hiện nay, Bộ Nội vụ đang nghiên cứu để sửa đổi, bổ sung một số quy định trong các Luật tổ chức Chính phủ, Luật tổ chức chính quyền địa phương, Luật cán bộ, công chức, Luật Viên chức và các văn bản hướng dẫn thi hành. Đây là căn cứ để hoàn thiện các nội dung liên quan đến công tác quản lý công chức theo năng lực, xác định vị trí việc làm, cơ cấu công chức, viên chức, xây dựng khung năng lực và các bản mô tả công việc.

Năm 2013, Bộ Nội vụ đã ban hành quy định về việc xây dựng Đề án vị trí việc làm, trong đó đề cập đến việc xây dựng khung năng lực cho các vị trí việc làm tại các cơ quan, đơn vị trong Bộ. Theo hướng dẫn tại Thông tư số 05/2013/TT-BNV, việc thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; phân nhóm công việc theo lãnh đạo, quản lý, điều hành, nhóm công việc hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ, nhóm công việc hỗ trợ, phục vụ, của từng đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ đã được thực hiện. Theo đó, Bộ Nội vụ đã có Quyết định số 2081/QĐ-BNV ngày 31/12/2015 về việc phê duyệt danh mục vị trí việc làm trong các cơ quan, tổ chức hành chính của Bộ Nội vụ, đã phê duyệt khung danh mục vị trí việc làm trong hệ thống các cơ quan, tổ chức hành chính của Bộ Nội vụ, có ngạch công chức tối thiểu tương ứng với từng vị trí việc làm và danh mục các vị trí việc làm trong từng cơ quan, tổ chức hành chính của Bộ Nội vụ. Hiện nay, trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của tất cả các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ đã được ban hành, các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ tiếp tục hoàn thiện, ban hành khung năng lực và bản mô tả việc làm cho các vị trí việc làm của đơn vị, từ đó bố trí công chức phù hợp yêu cầu nhiệm vụ, đúng phẩm chất, năng lực, sở trường để phát huy hiệu lực, hiệu quả trong thực thi công vụ.

Theo Thông tư số 05/2013/TT-BNV, “khung năng lực của từng vị trí việc làm được xây dựng gồm các năng lực và kỹ năng phải có để hoàn thành các công việc, các hoạt động nêu tại bản mô tả công việc ứng với từng vị trí việc làm”. Mục tiêu đặt ra đến hết năm 2015 có 70% cơ quan, tổ chức của Nhà nước từ Trung ương đến các huyện xây dựng và được phê duyệt danh mục vị trí việc làm và cơ cấu công chức theo ngạch, tiến hành sửa đổi, bổ sung và xây dựng được 100% các chức danh và tiêu chuẩn công chức theo hướng đề cao trách nhiệm người đứng đầu và gắn với kết quả công vụ. Tuy nhiên, quá trình tổ chức thực hiện đánh giá, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng các chức danh lãnh đạo, quản lý và các chức danh ngạch công chức, viên chức cho thấy nhiều khó khăn, bất cập; trong đó có sự thiếu thông tin, kinh nghiệm xây dựng khung năng lực cho từng vị trí việc làm, từng chức danh cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước. Ngoài ra, nhiều cơ quan khi xây dựng vị trí việc làm thường dựa trên cơ sở tổ chức, biên chế sẵn có để tiến hành xác định số lượng vị trí việc làm và đề nghị cơ quan có thẩm quyền phê chuẩn mà chưa thực sự phân tích công việc, chưa đi từ mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ cũng như từ khối lượng công việc thực tế của tổ chức mà xây dựng nên hệ thống các vị trí việc làm. Phương pháp tiến hành xác định vị trí việc làm để tuyển dụng, đánh giá, quản lý nguồn nhân lực và định biên còn chấp nhận thực trạng của các vị trí việc làm hiện có cùng với số lượng nhân lực có sẵn nên có thể đề xuất tổng số biên chế tăng lên so với chỉ tiêu được duyệt.

3. Những vấn đề đặt ra khi xây dựng khung năng lực cho vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính

Thứ nhất, xác định yêu cầu của khung năng lực trong mối quan hệ với vị trí việc làm.

Đối với khung năng lực của một số vị trí công việc, trước hết cần xác định được vị trí việc làm của từng đơn vị, từ đó đề xuất các khung năng lực tương ứng. Yêu cầu khi xây dựng khung năng lực đối với các vị trí lãnh đạo, quản lý cũng như chuyên môn nghiệp vụ phải góp phần tạo chuyển biến mạnh mẽ, cơ bản trong nhận thức của cả hệ thống về yêu cầu phẩm chất, năng lực của đội ngũ lãnh đạo, quản lý cũng như đội ngũ công chức nói chung trong thời gian tới, qua đó đẩy mạnh cải cách công vụ, hướng tới một nền công vụ chuyên nghiệp, phục vụ hiệu quả các yêu cầu phát triển và nguyện vọng của công dân, tổ chức.

Xây dựng khung năng lực cần thúc đẩy và tạo điều kiện thuận lợi để quy hoạch, tuyển chọn, bồi dưỡng, đánh giá và tạo nguồn những nhà lãnh đạo, quản lý hay các chuyên gia đủ phẩm chất, năng lực để có thể lãnh đạo, điều hành, tổ chức công việc, hay lãnh đạo về chuyên môn để hoàn thành mục tiêu và nhiệm vụ được giao, tạo nên một môi trường cạnh tranh lành mạnh để công chức chủ động cùng cơ quan, đơn vị xác định con đường chức nghiệp phát triển theo hướng lãnh đạo, quản lý hay chuyên môn nghiệp vụ.

 Khi xây dựng khung năng lực cần thể hiện ở các mức độ khác nhau: mức độ tổng thể như một “khung pháp lý” cho tiêu chuẩn chức danh lãnh đạo, quản lý chung cho cả nước, bảo đảm sự thống nhất và nhất quán chung, đồng thời bảo đảm tính “mở” nhất định để mỗi ngành, nghề, mỗi bộ, địa phương, cơ quan, đơn vị có thể cụ thể hóa các tiêu chuẩn này cho phù hợp với đặc thù của từng nơi, dựa trên nguyên tắc thực tài với những mức độ chi tiết thích hợp và có sự lượng hóa các tiêu chí để áp dụng.

Thứ hai, xác định phương pháp xây dựng khung năng lực theo vị trí việc làm.

- Xác định mục đích và định hướng về việc xây dựng khung năng lực theo vị trí việc làm. Để xây dựng khung năng lực cho một số (nhóm) vị trí việc làm, cần xác định được mục đích của việc xây dựng khung năng lực, định hướng cho các công chức là lãnh đạo, hay công chức tham mưu xây dựng và thực thi chính sách nhận thức được tầm quan trọng của việc xác định khung năng lực.

- Thống kê công việc của từng cơ quan, đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ được giao để có chất liệu phân tích tính chất của từng loại việc, làm cơ sở xây dựng khung năng lực cho các (nhóm) vị trí của công chức. Mỗi vị trí của công chức đảm nhiệm nhiệm vụ đòi hỏi kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn, chuyên ngành khác nhau; sự am hiểu kiến thức về quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực của bộ, cơ quan mình, có kinh nghiệm trong xử lý các tình huống công vụ, có kỹ năng tiếp cận, giải quyết vấn đề. Do đó, khi xây dựng khung năng lực cho các vị trí tương ứng, cần phân tích rõ yêu cầu nhiệm vụ tương ứng với phẩm chất, năng lực (thái độ, kiến thức, kỹ năng và một số tố chất cá nhân liên quan đến công việc) mà người công chức, viên chức cần đáp ứng.

- Tổ chức khảo sát và đưa ra các tiêu chí có thể định lượng được về năng lực của công chức, viên chức lãnh đạo, quản lý, công chức, viên chức chuyên môn nghiệp vụ để làm căn cứ đánh giá, thiết kế khung năng lực một cách thống nhất.

Khảo sát, tìm hiểu kỹ về mong muốn của các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như công chức chuyên môn về tầm quan trọng, nội dung cụ thể trong khi xây dựng khung năng lực mẫu. Từ đó, đưa ra một số tiêu chí có thể định lượng được để đánh giá năng lực công chức, tiến tới xây dựng khung năng lực mẫu cho từng (nhóm) vị trí công chức. Một số tiêu chí về năng lực có thể đưa ra để khảo sát, xây dựng mẫu như tiêu chí về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tiêu chí về sự am hiểu ngành, lĩnh vực quản lý; tiêu chí về kinh nghiệm thực tiễn của người công chức, viên chức đó đã trải qua khi giải quyết các vấn đề liên quan đến chuyên môn; các tiêu chí khác có thể đề cập như đạo đức công vụ, sự quyết đoán, tính nhất quán trong lãnh đạo, chỉ đạo điều hành; tiêu chí về uy tín, giao tiếp ứng xử; về khả năng ra quyết định, khả năng đổi mới quản lý nguồn lực, nguồn nhân lực; khả năng phân công hay điều chỉnh phân công nhiệm vụ cho công chức thuộc quyền.

Thứ ba, xác định cấu trúc của khung năng lực phù hợp với tính chất của từng vị trí việc làm.

Khi triển khai áp dụng khung năng lực trong xác định tiêu chuẩn chức danh lãnh đạo, quản lý cần có sự quan tâm của lãnh đạo và công chức trong việc xây dựng khung năng lực. Để làm được điều này, cần đề cao biện pháp tuyên truyền, thuyết phục về lợi ích và lý do của việc áp dụng cách thức quản lý dựa trên năng lực đối với cơ quan, đơn vị cũng như từng cá nhân công chức, viên chức.

Khi xây dựng được khung năng lực ban đầu và áp dụng trên thực tế, cần không ngừng cải tiến, đổi mới theo thời gian và sửa đổi, bổ sung cho phù hợp thực tiễn nhiệm vụ, vị trí việc làm của công chức. Qua kinh nghiệm xây dựng khung năng lực ở nhiều quốc gia cho thấy, quá trình xây dựng khung năng lực là quá trình “thử nghiệm và hoàn thiện”. Đầu tiên là khung năng lực mang tính căn bản, sau đó được đánh giá và điều chỉnh dựa trên sự tham gia góp ý từ các bên có liên quan. Đồng thời, cần tính đến những đặc thù về chức năng, nhiệm vụ của bộ, ngành, cơ quan nói chung và chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc, trực thuộc nói riêng để xây dựng khung năng lực cho phù hợp./.