Xây dựng khung nội dung đề xuất chuyển đổi số ngành Tư pháp

1. Cơ sở pháp lý về chuyển đổi số liên quan đến lĩnh vực tư pháp

Luật hộ tịch năm 2014:

Điều 57. Cơ sở dữ liệu hộ tịch

1. Cơ sở dữ liệu hộ tịch là tài sản quốc gia, lưu giữ toàn bộ thông tin hộ tịch của mọi cá nhân, làm cơ sở để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, phục vụ yêu cầu tra cứu thông tin, quản lý, hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.

2. Cơ sở dữ liệu hộ tịch bao gồm Sổ hộ tịch và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là căn cứ để cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Điều 58. Sổ hộ tịch

1. Sổ hộ tịch là căn cứ pháp lý để lập, cập nhật, điều chỉnh thông tin hộ tịch của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Mỗi loại việc hộ tịch phải được ghi vào 01 quyển sổ, các trang phải đóng dấu giáp lai; Sổ hộ tịch được lưu giữ vĩnh viễn theo quy định của pháp luật.

2. Việc khóa Sổ hộ tịch được thực hiện vào ngày cuối cùng của năm. Khi khóa Sổ hộ tịch phải ghi rõ tổng số trang và tổng số sự kiện hộ tịch đã đăng ký; người đứng đầu cơ quan đăng ký hộ tịch ký, đóng dấu.

Giấy tờ, đồ vật hoặc chứng cứ khác đã nộp khi đăng ký hộ tịch phải được lưu trữ, bảo quản theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

3. Cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản Sổ hộ tịch, giấy tờ, đồ vật hoặc chứng cứ khác liên quan đến đăng ký hộ tịch.

Điều 59. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được lập để lưu giữ, cập nhật, quản lý, tra cứu thông tin hộ tịch, phục vụ yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến; được kết nối để cung cấp, trao đổi thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

2. Chính phủ quy định sự phối hợp giữa các bộ, cơ quan ngang bộ và trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong việc quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; thủ tục, trình tự đăng ký hộ tịch trực tuyến; việc kết nối, cung cấp, trao đổi thông tin giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Điều 60. Cập nhật, điều chỉnh thông tin hộ tịch cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Các sự kiện hộ tịch của cá nhân ngay sau khi đăng ký vào Sổ hộ tịch đều phải được cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Cơ quan đăng ký hộ tịch chịu trách nhiệm về mọi thông tin hộ tịch được cập nhật trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

2. Trường hợp thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư khác với thông tin trong Sổ hộ tịch thì phải điều chỉnh cho phù hợp với Sổ hộ tịch.

Điều 61. Nguyên tắc quản lý, khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch

1. Cơ sở dữ liệu hộ tịch được quản lý, bảo mật, bảo đảm an toàn; chỉ những cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền mới được tiếp cận và khai thác theo quy định của pháp luật.

2. Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có trách nhiệm bảo đảm bí mật cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Nghị định 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến.

Quyết định số 98/QD-UBND ngày 24/01/2017 của UBND tỉnh, văn bản số 1437/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 của Bộ Tư pháp và văn bản số 1968/UBND-NC ngày 05/6/2019 của UBND tỉnh về việc hướng dẫn số hoá Sổ hộ tịch.

Luật Công chứng năm 2014:

“Điều 62. Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Bộ Tư pháp chủ trì phối hợp với Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Xây dựng và các bộ, ngành có liên quan chỉ đạo, hướng dẫn việc xây dựng và quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng tại các địa phương”.

Nghị định 20/2016/NĐ-CP ngày 30/3/2016 của Chính phủ quy định cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính. Cụ thể:

Điều 19. Trách nhiệm của Bộ Tư pháp trong xây dựng, quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính

1. Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong xây dựng, quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính, có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Trình Chính phủ ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền các văn bản quy phạm pháp luật về Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính;

b) Xây dựng, quản lý và duy trì Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính, bảo đảm các Điều kiện về cơ sở hạ tầng kỹ thuật để Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính vận hành ổn định và liên tục;

c) Xây dựng và trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, phê duyệt hoặc phê duyệt theo thẩm quyền việc mở rộng, nâng cấp, phát triển Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính;

d) Hướng dẫn thống nhất quy trình cung cấp, tiếp nhận, cập nhật thông tin, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính;

đ) Bố trí đầy đủ cơ sở vật chất, nhân lực cho việc xây dựng, quản lý và duy trì Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính;

e) Tập huấn, hướng dẫn cho cán bộ, công chức thuộc cơ quan quy định tại Khoản 1 Điều 10 Nghị định này về kỹ năng cập nhật thông tin và khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính; tập huấn, hướng dẫn cho cán bộ, công chức thuộc cơ quan quy định tại các Khoản 6 và 7 Điều 2 Nghị định này về kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính;

g) Chủ trì, phối hợp với Bộ Thông tin và Truyền thông xây dựng, ban hành theo thẩm quyền quy chuẩn kỹ thuật Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính;

h) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chính phủ giao.

2. Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính thuộc Bộ Tư pháp có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Khoản 1 Điều này.

Điều 22. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong xây dựng, quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1. Chỉ đạo tổ chức việc cập nhật thông tin và chịu trách nhiệm về độ chính xác, toàn vẹn các thông tin, dữ liệu; bảo đảm kết nối an toàn, tích hợp dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính.

2. Chủ trì hoặc phối hợp với Bộ Tư pháp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức của các cơ quan quy định tại Khoản 1 Điều 10 Nghị định này trong phạm vi địa phương kỹ năng thực hiện việc cung cấp, tiếp nhận, cập nhật thông tin và các cán bộ, công chức thuộc cơ quan quy định tại các Khoản 6 và 7 Điều 2 Nghị định này trên địa bàn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính.

3. Bảo đảm an toàn tài Khoản quản trị Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính được cấp.

4. Bố trí kinh phí thường xuyên cho hoạt động, đầu tư cơ sở vật chất, nhân lực đảm bảo cho việc phối hợp xây dựng, quản lý và duy trì Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính.

5. Bảo đảm kinh phí thực hiện việc cập nhật thông tin, đào tạo sử dụng và duy trì, vận hành hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính tại các cơ quan, đơn vị trong phạm vi địa phương thuộc thẩm quyền quản lý của mình.

Nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 08/01/2020 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại

“Điều 39. Thủ tục lập vi bằng

1. Thừa phát lại phải trực tiếp chứng kiến, lập vi bằng và chịu trách nhiệm trước người yêu cầu và trước pháp luật về vi bằng do mình lập. Việc ghi nhận sự kiện, hành vi trong vi bằng phải khách quan, trung thực. Trong trường hợp cần thiết, Thừa phát lại có quyền mời người làm chứng chứng kiến việc lập vi bằng.

Người yêu cầu phải cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin, tài liệu liên quan đến việc lập vi bằng (nếu có) và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của các thông tin, tài liệu cung cấp.

Khi lập vi bằng, Thừa phát lại phải giải thích rõ cho người yêu cầu về giá trị pháp lý của vi bằng. Người yêu cầu phải ký hoặc điểm chỉ vào vi bằng.

2. Vi bằng phải được Thừa phát lại ký vào từng trang, đóng dấu Văn phòng Thừa phát lại và ghi vào sổ vi bằng được lập theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định.

3. Vi bằng phải được gửi cho người yêu cầu và được lưu trữ tại Văn phòng Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về lưu trữ như đối với văn bản công chứng.

4. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc lập vi bằng, Văn phòng Thừa phát lại phải gửi vi bằng, tài liệu chứng minh (nếu có) đến Sở Tư pháp nơi Văn phòng Thừa phát lại đặt trụ sở để vào sổ đăng ký. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng.

Sở Tư pháp xây dựng cơ sở dữ liệu về vi bằng; thực hiện đăng ký và quản lý cơ sở dữ liệu về vi bằng theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp”.

“Điều 68. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

1. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về Thừa phát lại tại địa phương, có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Quản lý hoạt động của Thừa phát lại ở địa phương; tuyên truyền, phổ biến về hoạt động của Thừa phát lại;

b) Phê duyệt Đề án phát triển Văn phòng Thừa phát lại ở địa phương;

c) Cho phép thành lập, chuyển đổi, sáp nhập, hợp nhất, chuyển nhượng, chấm dứt hoạt động Văn phòng Thừa phát lại;

d) Kiểm tra, thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo về Thừa phát lại theo quy định của pháp luật;

đ) Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Nghị định này và pháp luật có liên quan.

2. Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về Thừa phát lại tại địa phương, có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Xác minh thông tin trong hồ sơ bổ nhiệm, miễn nhiệm Thừa phát lại theo yêu cầu của Bộ Tư pháp; đăng ký hành nghề, cấp, cấp lại và thu hồi Thẻ Thừa phát lại; quyết định tạm đình chỉ hành nghề Thừa phát lại;

b) Chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành xây dựng Đề án phát triển Văn phòng Thừa phát lại ở địa phương trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt”

c) Tiếp nhận, thẩm định hồ sơ và thực hiện thủ tục trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cho phép thành lập, chuyển đổi, sáp nhập, hợp nhất, chuyển nhượng, chấm dứt hoạt động của Văn phòng Thừa phát lại;

d) Cấp, thu hồi Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng Thừa phát lại; quyết định tạm ngừng hoạt động Văn phòng Thừa phát lại;

đ) Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về vi bằng theo quy định tại khoản 4 Điều 39 của Nghị định này;

e) Kiểm tra, thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo về Thừa phát lại theo quy định của pháp luật;

g) Báo cáo Bộ Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về tổ chức và hoạt động Thừa phát lại theo quy định của Nghị định này và pháp luật có liên quan;

h) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của Nghị định này, pháp luật có liên quan và yêu cầu của Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh”.

2. Đánh giá hiện trạng chuyển đổi của ngành

a. Cơ sở dữ liệu hộ tịch và Số hóa sổ hộ tịch

Đã được triển khai và đưa vào áp dụng tại tỉnh từ 6/2017 trên cơ sở phần mềm được Bộ Tư pháp phối hợp với Bộ Công an xây dựng. Tháng 6/2022 tiến hành kết nối liên thông giữa Cổng dịch vụ công của tỉnh với Cơ sở dữ liệu hộ tịch của ngành.

Căn cứ vào văn bản chỉ đạo, việc số hóa sổ hộ tịch được chia thành 5 giai đoạn:

- Giai đoạn 1: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành có hiệu lực từ ngày 01/01/2016;

- Giai đoạn 2: Số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 2006 đến hết năm 2015);

- Giai đoạn 3: Số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 1999 đến năm 2006);

- Giai đoạn 4: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký từ năm 1976 đến năm 1999;

- Giai đoạn 5: Số hóa các sổ hộ tịch đã đăng ký từ năm 1975 trở về trước.

Trước mắt, ưu tiên tập trung hoàn thành việc số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký trong giai đoạn 1 và giai đoạn 2 (từ năm 2006 đến 01/7/2018, thời điểm tỉnh triển khai Phần mềm hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp), vì đây là hai giai đoạn công tác đăng ký, quản lý hộ tịch được thực hiện bài bản và sổ đăng ký hộ tịch được lưu trữ đầy đủ nhất.

- Về thời gian thực hiện: Từ 15/7/2021 đến 15/7/2022

Theo rà soát, tổng số việc hộ tịch trong sổ giấy (dữ liệu hộ tịch) của cả tỉnh cần được số hóa là: 1.185.605 dữ liệu, trong đó giai đoạn từ 2006- 2018 có 754.450 dữ liệu. Căn hướng dẫn của Bộ Tư pháp và mức kinh phí được cấp, Sở Tư pháp đã lựa chọn số hóa trước các trường thông tin cơ bản, bắt buộc phải số hóa của giai đoạn 2006 - 2018 (khoảng 70% các trường thông tin).

Đối với các trường thông tin còn lại trong sổ hộ tịch của giai đoạn 2006- 2018 và toàn bộ các dữ liệu giai đoạn 2006 trở về trước, dự kiến sẽ được số hóa trong thời gian tới.

b. Cơ sở dữ liệu Quản lý dữ liệu và cấp phiếu Lý lịch tư pháp

Đã được xây dựng Phần mềm Lý lịch tư pháp dùng chung của Bộ Tư pháp, đã tiến hành kết nối với Cổng dịch vụ công của tỉnh từ tháng 3/2017 và đã tiến hành số hóa kết quả điện tử từ tháng 10/2022.

c. Cơ sở dữ liệu công chứng

Ngày 07/8/2017, UBND tỉnh Bắc Ninh đã ban hành Quyết định số 19/2017/QĐ-UBND ban hành Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.

Trên cơ sở chỉ đạo của UBND tỉnh, Sở Tư pháp đã phối hợp với Công ty Cổ phần Công nghệ phần mềm và Nội dung số OSP xây dựng và triển khai “Phần mềm Quản lý Hợp đồng công chứng và dữ liệu ngăn chặn UCHI”. Phần mềm này đã kết nối các Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh, UBND các xã, phường, thị trấn với Sở Tư pháp, cho phép chia sẻ tức thời các thông tin về tình trạng ngăn chặn của tài sản, lịch sử giao dịch của tài sản giúp giải quyết hiệu quả bài toán rủi ro cho các công chứng viên và các tổ chức.

Kinh phí để triển khai xây dựng, quản lý sử dụng, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp phần mềm được thực hiện bằng nguồn xã hội hoá, do các tổ chức hành nghề công chứng tự chi trả.

d. Cơ sở dữ liệu liên quan đến lĩnh vực Thừa phát lại

Đề xuất xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về vi bằng theo quy định tại khoản 4 Điều 39 của Nghị định số 08/2020/NĐ-CP.

e. Cơ sở dữ liệu Quốc gia về xử lý vi phạm hành chính

Hiện Bộ Tư pháp chưa xây dựng được Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính. Do đó, tại tỉnh cũng chưa thể cập nhật và sử dụng thông tin xử lý vi phạm hành chính.